O vale-combustível costuma ser o recurso mais utilizado por empresas para ressarcir deslocamentos corporativos. Mas será que ele cobre todos os custos envolvidos? A resposta é curta: não. A gestão de quilometragem vai muito além de abastecer o tanque.
Ignorar isso significa abrir margem para fraudes, gastos inflados e falta de previsibilidade financeira. Saiba mais sobre o assunto para gerar impactos significativos na gestão de mobilidade da sua empresa.
Quilometragem corporativa: o que sua empresa está deixando de calcular?
Reembolsar deslocamentos com base apenas no vale-combustível é como calcular um salário sem considerar encargos. A quilometragem envolve muito mais: manutenção do veículo, pneus, depreciação, seguro, tempo do colaborador e até rotas não feitas.
Combustível, desgaste de veículos e custos ocultos
Vamos a um exemplo prático:
Um colaborador percorre 1.000 km/mês. Se ele for reembolsado apenas pelo custo da gasolina (R$1,00/km, por exemplo), a empresa está deixando de considerar:
- Desgaste mecânico (óleo, pastilha, amortecedor)
- Desvalorização do veículo
- Seguro proporcional ao uso corporativo
- Tempo improdutivo com prestação de contas manuais
O custo real pode ultrapassar R$1,50/km. Multiplique isso por dezenas de colaboradores e você terá um rombo disfarçado de reembolso “padrão”.
Quando o reembolso de quilometragem é feito na folha, ele entra no cálculo de férias, 13º e rescisão — o que pode gerar encargos trabalhistas de até 38% sobre o valor pago.
Com cartão corporativo, esse custo extra simplesmente deixa de existir.
Como fraudes em quilometragem impactam seu orçamento
A quilometragem é, historicamente, uma das maiores fontes de fraudes em reembolsos. Em casos reais atendidos pela Stuo, encontramos:
- Colaboradores que pediam reembolso de 50 a 100 km extras por mês
- Técnicos que registravam visitas que nunca ocorreram
- Profissionais que usavam trem ou ônibus, mas declaravam deslocamentos de carro
Essas fraudes são difíceis de detectar quando a empresa usa planilhas ou prints de mapa. O resultado? Pequenos abusos se acumulam, gerando perdas anuais significativas. Um “ajuste” de 100 km/mês, em R$1,00/km, gera R$1.200 por colaborador ao ano. Para uma equipe de 50 pessoas, são R$60 mil desperdiçados.
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Fórmula para calcular quilometragem com precisão
O cálculo tradicional é: Quilometragem percorrida x valor por km = valor a reembolsar
Mas para ser preciso, esse valor por km deve considerar:
- Combustível médio (com base na frota e região)
- Custos fixos do veículo (IPVA, seguro, manutenção)
- Custo de oportunidade do colaborador
- Trajetos reais (não estimativas)
A Stuo utiliza o GPS do celular para registrar o percurso real, do ponto A ao B, com início, fim e distância precisa. Nada de rotas inventadas ou arredondadas. E o melhor: tudo isso automatizado, com rastreabilidade e auditoria embutida.
Tenha controle total sobre gastos de mobilidade: automatize cálculos e relatórios com a Stuo
A plataforma da Stuo transforma o controle de quilometragem em um processo confiável, digital e seguro. Veja como:
- GPS embutido: O trajeto é captado automaticamente, sem depender do colaborador.
- Zero papelada: Nada de recibos, planilhas ou mapas manuais.
- Regras configuráveis: Defina políticas por centro de custo, cargo ou tipo de deslocamento.
- Rastreamento e auditoria: Todo deslocamento fica registrado com precisão.
- Redução de fraudes: Casos como o da Thyssenkrupp e Unisys mostraram economia imediata após a digitalização do processo.
Ao automatizar os reembolsos de quilometragem, nossos clientes alcançaram uma economia de até 40% nas despesas de mobilidade. Isso porque o controle deixou de ser baseado em confiança cega e passou a operar com dados rastreáveis.
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Pronto para aposentar o vale-combustível?
O modelo antigo, baseado apenas em abastecimento, não faz mais sentido em um cenário corporativo que exige precisão e compliance. A Stuo entrega a visibilidade que seu time financeiro precisa e a experiência que seus colaboradores merecem.
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Perguntas Frequentes – FAQ
Vale-combustível e reembolso de quilometragem são a mesma coisa?
Não. O vale-combustível é um valor fixo ou antecipado para abastecimento, enquanto o reembolso de quilometragem considera a distância percorrida com veículo próprio em função do trabalho. O segundo é mais justo e adequado para controle de gastos.
Como definir um valor justo por quilômetro?
O ideal é considerar mais do que o preço da gasolina. O valor por km deve incluir custos de manutenção, seguro, depreciação e rotas médias. A Stuo auxilia as empresas a definir esse valor com base em dados reais e parâmetros ajustáveis.
Como evitar fraudes em reembolso de quilometragem?
Evite depender de declarações manuais ou prints de mapas. Use tecnologia com GPS embarcado, como a da Stuo, que registra o trajeto real percorrido — com hora, distância e rotas auditáveis. Isso inibe fraudes e aumenta a confiabilidade do processo.
A Stuo substitui o uso de planilhas?
Sim. Toda a gestão de quilometragem pode ser feita dentro da plataforma da Stuo, com automação de cálculos, regras de aprovação, dashboards e relatórios. As planilhas viram coisa do passado.
O controle por GPS respeita a privacidade do colaborador?
Sim. O GPS só é ativado durante o trajeto de trabalho, com início e fim definidos pelo próprio colaborador. A Stuo segue as melhores práticas de compliance e LGPD, respeitando a privacidade do usuário.
